m Функции замещения

• Назначение исполняющего обязанности по времени и по типу документов
• Назначение доверенного лица по типу документов
• Передача дел от уволенного или переведенного в другое место сотрудника

m Связи между документами

• Карточка каждого документа может быть связана с карточками других документов в СЭД одной или несколькими связями
• Построение и отображение всего дерева связанных документов
• При переносе документов в архив связи между документами сохраняются

m Регистрация документов

• Для каждого вида документа, предусматривающего регистрацию, предусмотрена возможность присвоить регистрационный номер в соответствии с выбранным для данного документа журналом регистрации и принятой в организации схемой присвоения регистрационных номеров
• Система позволяет при автоматическом формировании регистрационных номеров использовать префиксы и постфиксы, содержащие: индекс номенклатуры дел, индекс подразделения исполнителя, подписанта, адресата документа, инициалы исполнителя, подписанта, адресата документа, буквенные и числовые произвольные значения
• Система предусматривает возможность резервирования регистрационных номеров
• Система обеспечивает возможность регистрации документа прошедшей датой (кроме документов с автоматической регистрацией), при этом система фиксирует в том числе фактическую дату создания/подписания документа.

m Согласование

• Возможность создания шаблонов маршрутов сопоставляемых различным типам документов
• Возможность параллельного, последовательного и смешанного согласования
• Возможность отправки документов по произвольному маршруту, созданному пользователем “на лету”
• Создание личных маршрутов пользователя системы
• Использование в маршрутах помимо сотрудников организации функциональных ролей и групп пользователей
• Возможность согласующему добавлять дополнительных согласующих в т.ч. скрытых и делегировать
• Возможность задавать индивидуальные параметры согласования на каждый этап согласования
• Возможность инициатору дополнять и удалять согласующих во время согласования

m Задачи

• Возможность создавать иерархически связанные поручения с индивидуальными сроками и исполнителями
• Возможность указания контроллера по задаче утверждающего исполнение, а также просматривающих контрольные сроки
• Возможность создавать свободные поручения
• Возможность создания запроса отчета по задачам и подготовки промежуточных отчетов
• Возможность автоматического закрытия связанных подчиненных поручений при закрытии основного
• Возможность изменения срока поручения без отзыва документа
• Возможность автоматического копирования ответов по исполнению из подчиненных задач (с вложениями и связями)

m Работа с бумажным оригиналом

• Возможность указывать в карточке документа местоположение бумажного оригинала: кто передал, кому передал, дату и время передачи
• При списании документа в дело система позволяет указать хранилище, куда помещен бумажный оригинал документа

m Подсистема архивирования

• Гибкая настройка параметров и расписания автоматического архивирования
• Удобный поиск архивных документов
• Возможность восстановить документ из архива в рабочую систему
• Ручное и автоматическое архивирование документов
• При переносе документов в архив работают ссылки между связанными документами

m Интеграция

• Доступна интеграция с почтовыми клиентами MS Outlook , Lotus Notes и iNotes
• При этом имеется возможность: создания любого документа системы или задачи на основании полученного E-mail, отправки документов и задач по E-mail, автоматической отправки по E-mail документов на исполнение, согласование или ознакомление для людей, не являющихся пользователями СЭД (например, контрагенты)
• Интеграция с MS Project (выгрузка и загрузка плана работ созданного в СУП или СЭД)
• Интеграция с MS Word (возможность создания документа в СЭД из MS Word файла, возможность редактирования документа в СЭД в редакторе MS Word)
• Сканирование в том числе потоковое непосредственно в карточку документа СЭД (доступно из Web и “толстого” клиентов)

m Подсистема формирования шаблонов отчетов

• Позволяет создавать шаблоны отчетов для дальнейшего использования пользователями системы
• Отчеты строятся по любым данным хранящимся в СЭД любой степени сложности: произвольное оформление отчета (фирменные бланки, логотипы и прочее), любые параметры для доп. выборки, создание статистических отчетов

m Контроль исполнения

• Для оперативного контроля за исполнением, система содержит представления для личного и общего контроля. Для контроля конкретного исполнителя имеется представление отображающее руководителю его ежедневник.
• Система содержит набор отчетов необходимых для контроля исполнительской дисциплины сотрудников, а также, позволяет строить произвольные отчеты в формате принятом в организации с использование дополнительных средств построения отчетов

m Протоколирование изменений

• Все действия и изменения по документу или задаче записываются в историю документа средствами приложения
• В каждой базе данных ведется протоколирование действий пользователя (создание, изменение, просмотр или удаление документов)

m Управление доступом

• По умолчанию система предоставляет доступ к документу только тем, сотрудникам, которые участвуют в обработке документов (исполнителям, согласующим, подписантам, регистраторам, контролерам и т.п.)
• Кроме этого в системе реализован механизм раздачи доступа к документам согласно их должности или бизнес-роли
• Администратор, имеет доступ ко всем документам системы

m Оповещения

• Мгновенное отображение всплывающего окна оповещения при поступлении новой задачи или уведомления адресованного пользователю с возможностью перехода из оповещения в соответствующий документ
• Возможность пользователю самостоятельно задать время оповещения по задаче в системе. Оповещение по времени с погрешностью не более одной минуты
• Индивидуальная настройка пользователем видов используемых уведомлений